1. Kiến thức trọng tâm
Xác thực dữ liệu là việc kiểm tra và giới hạn giá trị được nhập vào ô tính, giúp bảng tính tránh sai sót do nhập nhầm. Trong phần mềm bảng tính, công cụ Data Validation cho phép người dùng đặt ra các quy tắc cho một vùng dữ liệu, ví dụ chỉ cho phép nhập số nguyên trong một khoảng, nhập ngày trong một khoảng thời gian, hoặc chỉ chọn giá trị trong một danh sách có sẵn.
Khi người nhập gõ giá trị không thỏa mãn quy tắc, phần mềm sẽ hiện thông báo nhắc nhở và có thể ngăn không cho nhập giá trị đó. Ngoài ra, em có thể thiết lập thông báo hướng dẫn xuất hiện khi người dùng chọn ô, giúp họ biết cần nhập dữ liệu dạng gì. Xác thực dữ liệu thường được dùng trong các bảng quản lí như bảng điểm, bảng thu chi, bảng đăng kí, nơi dữ liệu sai có thể dẫn đến kết quả tính toán sai.
Một số kiểu xác thực phổ biến gồm: số nguyên, số thập phân, ngày tháng, độ dài văn bản, danh sách và công thức tùy chỉnh. Việc kết hợp xác thực dữ liệu với định dạng có điều kiện giúp bảng tính vừa chính xác vừa dễ nhìn.
2. Ví dụ minh họa
Thầy giáo tạo bảng nhập điểm kiểm tra cho lớp 9A. Cột điểm chỉ nhận số từ 0 đến 10. Thầy chọn vùng điểm, mở Data Validation, chọn kiểu Decimal, đặt giá trị nhỏ nhất là 0 và lớn nhất là 10, đồng thời gõ thông báo: "Điểm phải từ 0 đến 10".
Khi một bạn vô tình nhập 12, phần mềm hiện cảnh báo và yêu cầu nhập lại. Nhờ đó, bảng điểm không bị sai do nhập nhầm. Ở cột xếp loại, thầy đặt danh sách gồm các giá trị "Giỏi", "Khá", "Trung bình", "Yếu" để người nhập chỉ cần chọn thay vì gõ tay, tránh lỗi chính tả.
3. Ghi nhớ
- Xác thực dữ liệu giúp ngăn lỗi nhập liệu ngay từ đầu.
- Các kiểu xác thực: số, ngày tháng, văn bản, danh sách, công thức.
- Nên đặt thông báo hướng dẫn rõ ràng cho người nhập.
- Kết hợp xác thực với định dạng có điều kiện để bảng tính dễ kiểm tra.