1. Kiến thức trọng tâm
Quản lí hiệu quả cần dữ liệu được lưu trữ khoa học và khai thác kịp thời. Trước đây, dữ liệu thường lưu trong sổ sách giấy hoặc các file bảng tính rời rạc, dễ trùng lặp, khó cập nhật và khó tìm kiếm. Ngày nay, các tổ chức lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu tập trung, giúp nhiều người cùng khai thác mà vẫn đảm bảo tính nhất quán.
Việc lưu trữ dữ liệu phục vụ quản lí cần chú ý: xác định rõ cần lưu những dữ liệu gì, phân loại dữ liệu theo nhóm đối tượng, đặt tên thống nhất, cập nhật kịp thời khi có thay đổi, và sao lưu định kì để phòng mất mát. Ví dụ, một trường học cần lưu dữ liệu học sinh, giáo viên, lớp học, môn học, điểm số và thời khóa biểu.
Khai thác thông tin là việc tìm kiếm, tổng hợp và phân tích dữ liệu để hỗ trợ ra quyết định. Ví dụ, nhà trường thống kê điểm trung bình theo lớp để kịp thời hỗ trợ những lớp có kết quả thấp, hoặc thống kê số sách mượn theo tháng để bổ sung đầu sách phù hợp.
2. Ví dụ minh họa
Ví dụ: Thư viện trường muốn biết tháng nào học sinh mượn sách nhiều nhất để lên kế hoạch trưng bày sách mới.
Lời giải: Dữ liệu mượn sách được lưu trong cơ sở dữ liệu với các thông tin: mã phiếu, mã học sinh, ngày mượn, mã sách. Để khai thác, người quản lí lọc các phiếu mượn theo tháng, đếm số lượt mượn của từng tháng, rồi so sánh để tìm tháng cao nhất. Kết quả giúp thư viện chọn đúng thời điểm trưng bày sách mới, thay vì đoán mò.
3. Ghi nhớ
- Lưu trữ tập trung giúp dữ liệu nhất quán, dễ cập nhật, dễ chia sẻ.
- Cần xác định rõ dữ liệu cần lưu, phân loại, đặt tên thống nhất, sao lưu định kì.
- Khai thác thông tin là tìm kiếm, tổng hợp, phân tích dữ liệu để hỗ trợ ra quyết định.
- Dữ liệu phải được cập nhật kịp thời thì thông tin khai thác mới đáng tin cậy.