1. Kiến thức trọng tâm
Hoàn thiện bảng tính là bước cuối cùng trước khi in ấn hoặc chia sẻ. Công việc gồm kiểm tra công thức, kiểm tra số liệu, sắp xếp dữ liệu hợp lí, cố định hàng tiêu đề, đặt tiêu đề trang in và xem trước khi in.
Cố định hàng tiêu đề giúp khi cuộn xuống, tiêu đề vẫn hiển thị, thuận tiện khi xem bảng dài. Sắp xếp dữ liệu theo một cột giúp tìm thông tin nhanh hơn, ví dụ sắp xếp điểm từ cao xuống thấp.
Trước khi in, cần đặt lề trang, chọn khổ giấy, chọn hướng giấy ngang hoặc dọc và xem trước bản in. Nếu bảng quá dài, có thể in lặp lại hàng tiêu đề ở mỗi trang để người đọc dễ theo dõi.
2. Ví dụ minh họa
Bảng kết quả học tập có 30 học sinh, gồm các cột Họ tên, Điểm miệng, Điểm kiểm tra, Điểm trung bình.
- Kiểm tra công thức tính điểm trung bình ở một vài hàng để chắc chắn không sai vùng dữ liệu.
- Sắp xếp bảng theo cột Điểm trung bình giảm dần để thấy học sinh đứng đầu.
- Cố định hàng tiêu đề để khi cuộn xuống hàng cuối vẫn thấy tên cột.
- Xem trước khi in: chọn hướng giấy ngang vì bảng có nhiều cột.
- Nếu bảng in sang hai trang, đặt lặp lại hàng tiêu đề ở trang thứ hai.
Nhờ các bước này, bảng tính vừa chính xác vừa dễ sử dụng.
3. Ghi nhớ
- Luôn kiểm tra công thức và số liệu trước khi hoàn thiện.
- Cố định hàng tiêu đề để xem bảng dài dễ dàng.
- Xem trước khi in để tránh bảng bị cắt hoặc lệch trang.
- Đặt lặp lại hàng tiêu đề khi bảng in nhiều trang.