1. Kiến thức trọng tâm
Định dạng văn bản là việc thay đổi hình thức trình bày của văn bản để văn bản đẹp, rõ ràng và dễ đọc hơn. Định dạng không làm thay đổi nội dung, chỉ làm thay đổi cách văn bản hiển thị.
Các thao tác định dạng kí tự gồm: chọn phông chữ, cỡ chữ, màu chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân và tạo chỉ số trên, chỉ số dưới. Các thao tác định dạng đoạn văn gồm: căn lề trái, căn giữa, căn lề phải, căn đều hai bên, thay đổi khoảng cách dòng và khoảng cách đoạn.
Ngoài ra, người dùng có thể tạo danh sách có thứ tự hoặc không có thứ tự, chèn dấu đầu dòng, tô màu nền cho đoạn văn và tạo đường viền cho bảng. Khi định dạng, cần chọn phần văn bản muốn định dạng trước, sau đó mới áp dụng lệnh.
Nguyên tắc định dạng hợp lí là: thống nhất trong toàn văn bản, không dùng quá nhiều phông chữ và màu sắc, tiêu đề nổi bật hơn nội dung, nội dung chính trình bày đơn giản và dễ đọc. Một văn bản đẹp là văn bản mà người đọc có thể nắm được ý chính ngay từ cái nhìn đầu tiên.
2. Ví dụ minh họa
Bạn Lan cần trình bày bài văn "Giới thiệu về quê hương em". Lan định dạng như sau:
- Tiêu đề: phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 16, in đậm, căn giữa.
- Nội dung: phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13, căn đều hai bên, khoảng cách dòng 1,5.
- Tên các địa danh nổi tiếng: in đậm để nhấn mạnh.
- Cuối bài: ghi tên tác giả, căn lề phải.
Nhờ định dạng hợp lí, bài văn của Lan rõ ràng, dễ đọc và được cô giáo khen ngợi. Nếu Lan dùng quá nhiều màu sắc hoặc cỡ chữ khác nhau, bài văn sẽ rối mắt và khó đọc hơn.
3. Ghi nhớ
- Định dạng văn bản thay đổi hình thức trình bày, không thay đổi nội dung.
- Định dạng kí tự: phông chữ, cỡ chữ, màu chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân.
- Định dạng đoạn văn: căn lề, khoảng cách dòng, khoảng cách đoạn.
- Trình bày thống nhất, đơn giản, tiêu đề nổi bật hơn nội dung.